Gestione delle segnalazioni – whistleblowing

Eurotecno S.r.l. adotta un processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni (anche anonime) riguardanti la Società.

Chi segnala fornisce informazioni che possono portare all’indagine, all’accertamento e al perseguimento dei casi di violazione delle norme, rafforzando in tal modo i principi di trasparenza e responsabilità delle istituzioni democratiche.

Il processo è conforme alle novità normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”).

Il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001 di Eurotecno S.r.l.

Abbiamo implementato un sistema per la gestione delle segnalazioni interne a disposizione dei dipendenti, dei collaboratori e di tutti gli altri stakeholder.

Chi può segnalare

Possono effettuare una segnalazione:

i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso Eurotecno S.r.l.;
i vertici aziendali ed i componenti degli Organi sociali con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
tutti gli stakeholder, che, a qualsiasi titolo, abbiano relazioni con le Società, ad esempio: lavoratori subordinati di soggetti diversi, come clienti, fornitori, collaboratori; lavoratori autonomi, come liberi professionisti e consulenti.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Eurotecno S.r.l. auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il Segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima.

Cosa segnalare

Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a Eurotecno S.r.l., che possano integrare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 e violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea, indicata nell’allegato 1 al D.lgs. n. 24/2023;
atti od /omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso Segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale.

Canali di segnalazione interni

Le segnalazioni possono essere inviate tramite:

posta elettronica: scrivendo all’indirizzo e-mail dedicato: segnalazionieurotecno@gmail.com;
NOTA: per mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste, si consiglia di specificare la dicitura “RISERVATO” nell’oggetto dell’e-mail e di inserire il testo della segnalazione all’interno di un allegato.
verbalmente: mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione, inviando apposita richiesta all’indirizzo e-mail dedicato alle segnalazioni.

Gestione della segnalazione

Attraverso uno dei canali suddetti, il segnalante trasmette un’informazione, anche in forma anonima, ai Responsabili della gestione delle segnalazioni. Responsabili della gestione dei canali di segnalazione interna sono l’Organismo di Vigilanza della Società ed il Gestore appositamente nominato.

Questi, nel rispetto delle modalità e delle tempistiche previste dalla normativa e dalla Procedura di Gestione Whistleblowing aziendale, avviano un processo costituito dalle seguenti fasi:

Presa in carico: la segnalazione viene ricevuta, opportunamente registrata, fornendo relativo riscontro.
Analisi preliminare: la segnalazione viene analizzata e valutata in termini di accoglibilità e, ove necessario, vengono richiesti ulteriori elementi, sempre nel rispetto dell’eventuale anonimato.
Indagine: se la segnalazione è ritenuta accoglibile, vengono avviate analisi specifiche e attivati gli opportuni strumenti di approfondimento. Ove necessario e sempre nel rispetto dell’eventuale anonimato, possono essere richiesti ulteriori elementi.
Chiusura/esito: al termine dell’indagine, vengono comunicate al segnalante, in forma scritta, le conclusioni raggiunte.

Tutela del segnalante

Eurotecno S.r.l. si impegna a tutelare da qualsiasi forma di intimidazione e ritorsione coloro che hanno effettuato una segnalazione in buona fede.

Nel rispetto delle previsioni di legge, Eurotecno S.r.l. garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta (compresa la relativa documentazione) e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante, secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Alle segnalazioni raccolte tramite i canali interni hanno accesso solo l’Organismo di Vigilanza della società e il Gestore (soggetto interno appositamente autorizzato e formato). Tali soggetti sono indipendenti rispetto alla gestione dell’attività aziendale e garantiscono, quindi, l’imparzialità del ruolo rivestito.

Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il Segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.

Tutela della persona coinvolta (persona segnalata)

Eurotecno S.r.l. tutela i diritti delle persone coinvolte o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, innanzitutto assicurandone la riservatezza.

La persona coinvolta viene informata dell’esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, su richiesta, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

Segnalazioni esterne

Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma. La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Di seguito è possibile consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali.

Ultimo aggiornamento 17/12/2023